Wytyczne dotyczące poprawnego wprowadzania danych z dokumentu uprawniającego z kraju UE/EFTA oraz Zjednoczonego Królestwa

POPRAWNE WPROWADZANIE DANYCH

Z DOKUMENTU UPRAWNIAJĄCEGO DO ŚWIADCZEŃ MEDYCZNYCH

Przypominamy o zmianie sposobu weryfikacji dokumentów uprawniających z krajów UE/EFTA oraz Zjednoczonego Królestwa, niezbędnych do poprawnej weryfikacji uprawnień do świadczeń w ramach podstawowego szpitalnego zabezpieczenia świadczeń opieki zdrowotnej (PSZ). Na podstawie przekazanych informacji w komunikacie SWIAD na Portalu Świadczeniodawcy zostaje udostępniona lista wymaganych w danym miesiącu sprawozdawczym dokumentów uprawniających.

Ryczałt na kolejny okres rozliczeniowy wyliczany jest na podstawie tylko pozytywnie zweryfikowanych pozycji rozliczeniowych. Pozycja spełniająca kryteria do uznania w szablonie/zestawianiu to pozycja:

  • pozytywnie zweryfikowana,
  • do której przekazano poprawny dokument uprawniający.

W przypadku negatywnego zweryfikowania danego dokumentu, na Portalu Świadczeniodawcy zostanie przekazana informacja o przyczynie takiego zdarzenia.

Niepoprawienie przez świadczeniodawcę wskazanych nieprawidłowości będzie skutkować nieuwzględnieniem pozycji przy naliczaniu ryczałtu na kolejny okres rozliczeniowy.

W związku z koniecznością zachowania spójności danych w bazie osobowej NFZ należy bezwzględnie wprowadzać dane do systemu zgodnie z danymi z dokumentu uprawniającego z kraju UE/EFTA oraz Zjednoczonego Królestwa.

Poniżej przedstawiamy ujednolicone wytyczne dotyczące poprawnego wpisywania danych do programów rozliczeniowych.

  1. Dane o osobie, której udzielono świadczenia:

1. Typ osoby rozliczanej:

− Pacjenci posiadający własny dokument uprawniający.

− Dzieci do 3 miesiąca życia, nieposiadające własnego dokumentu.

  1. Nazwisko, imię, data urodzenia:

− Pacjenci posiadający własny dokument uprawniający - dane zgodne z dokumentem.

− Dzieci do 3 m-ca życia, nieposiadające dokumentu - nazwisko, imię, data urodzenia własne.

  1. Osobisty Numer Identyfikacyjny (PIN):

− Pacjenci posiadający własny dokument uprawniający - dane zgodne z dokumentem.

− Dzieci do 3 m-ca życia nieposiadające dokumentu – PIN UE rodzica lub opiekuna prawnego.

Wskazówki dotyczące wpisywania nazwiska i imienia opisane są w punkcie 4.

  1. Rodzaj dokumentu uprawniającego:

a. Karta EKUZ - Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ);
b. Poświadczenie (EPOS);
c. Certyfikat Tymczasowo Zastępujący EKUZ (ECER);
d. Formularz z serii E-100 (E112/S2 lub E 123/DA1).

Poniżej przedstawiamy informacje pomocne w prawidłowym sprawozdawaniu danych:

  1. Dane dokumentu uprawniającego
  • KRAJ - kraj UE/EFTA oraz Zjednoczonego Królestwa, który wydał oryginalny dokument uprawniający (nie może to być Polska).
  1. Karta EKUZ – symbol ISO kraju zaznaczony jest w prawym górnym rogu, otoczony gwiazdkami.
  2. Poświadczenie – nazwa kraju wpisana jest w treści poświadczenia, przy nazwie instytucji zagranicznej.
  3. Certyfikat – symbol ISO kraju zaznaczony jest w prawym górnym narożniku dokumentu (pkt 2).
  4. Druk E-100 – symbol lub nazwa kraju podana jest przy danych instytucji właściwej (najczęściej na końcu dokumentu, w zależności od wzoru). Druk S2 pozycja 3.5.
  • NUMER DOKUMENTU
  1. Karta EKUZ – numer karty EKUZ znajduje się w jej lewym dolnym narożniku (pkt 8). Zawiera z reguły 20 znaków, ale są kraje np. Irlandia nadające numery o długości 10 lub Holandia 21 znaków. Najczęściej numer jest ciągiem znaków, choć np. Wielka Brytania przedziela go spacjami. Do systemu należy wprowadzać jako ciąg znaków, aby zmieścił się cały numer (max 20 cyfr).
  2. Poświadczenie – numer poświadczenia znajduje się w jego górnej części i z reguły ma format xx/yyy/zz/wwwww, gdzie: xx oznacza numer oddziału NFZ, który wydał poświadczenie (dla Pomorskiego będzie to 11), yyy to rodzaj formularza (106, 109, 120, 121, 123, DA1, 0S1, 072, 002), zz oznacza rok, w którym dokonano rejestracji dokumentu a wwwww jest numerem kolejnym. Przy starszych formularzach (rejestrowanych w 2004) numer nie jest przedzielony znakiem „/”.
  3. Certyfikat – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.
  4. Druk E-100 – nie posiada numeru dokumentu i nie jest wymagane jego sprawozdawanie.
  • DATA WAŻNOŚCI DOKUMENTU:
     
  • Data wystawienia dokumentu
  1. Karta EKUZ – nie posiada daty wystawienia i nie jest wymagane jej sprawozdawanie.
  2. Poświadczenie – ostatnia linia wpisu, na dole dokumentu, przy stanowisku oraz imieniu i nazwisku osoby wystawiającej dokument.
  3. Certyfikat – na dole dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (pkt c).
  4. Druk E-100 – na końcu dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument. Druk S2 pozycja 3.10.
  • Data początku ważności, „ważny od”
  1. Karta EKUZ – nie posiada daty początku ważności i nie jest wymagane jej sprawozdawanie.
  2. Poświadczenie – na dole dokumentu, w punkcie „okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”.
  3. Certyfikat – na dole dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (pkt a).
  4. Druk E-100 – w treści dokumentu. Druk S2 pozycja 2.3.1.
  • Data końca ważności, „ważny do”
  1. Karta EKUZ – data ważności znajduje się w prawym dolnym narożniku karty (pkt 9).
  2. Poświadczenie – na dole dokumentu, w punkcie „okres przysługiwania świadczeń opieki zdrowotnej na terytorium RP”. Data końca ważności może być zaznaczona datą albo może nie być określona (przy starszych formularzach puste pole lub wpis „ważne do czasu skrócenia okresu ważności”). Datę końca ważności należy sprawozdać tylko w przypadku gdy faktycznie widnieje ona na dokumencie.
  3. Certyfikat – na dole dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument (pkt b).
  4. Druk E-100 – na dole dokumentu, przy lub nad danymi osoby/instytucji wystawiającej dokument. Druk S2 pozycja 2.3.2.
  • INSTYTUCJA WŁAŚCIWA
  1. Karta EKUZ – numer instytucji i jej akronim znajdują się najczęściej nad datą ważności karty (pkt 7).
  2. Poświadczenie – nazwa instytucji znajduje się w punkcie „nazwa instytucji zagranicznej, na koszt której udzielane będą świadczenia opieki zdrowotnej”.
  3. Certyfikat – numer lub nazwa instytucji znajdują się w punkcie „numer identyfikacyjny instytucji” lub na dole dokumentu, przy podpisie osoby wystawiającej (pkt d).
  4. Druk E-100 – numer lub nazwa instytucji znajdują się na dole dokumentu, przy podpisie osoby wystawiającej. Druk S2 pozycja 3.6.

4) Dane osoby uprawnionej

  • PIN UE – osobisty numer identyfikacyjny widnieje na dokumencie w pkt 6 karty EKUZ, czy Certyfikatu. Druk S2 w punkcie 1.1. W przypadku osób uprawnionych z UE/EFTA oraz Zjednoczonego Królestwa nigdy nie należy przekazywać numeru PESEL. W sytuacji, gdy na dokumencie nie zamieszczono numeru identyfikacyjnego (puste pole) należy wpisać słowo „BRAK”. W przypadku dokumentów wydanych przez holenderskie instytucje zdarza się, iż numer zaczyna się od „n.v.t./” – w takim przypadku należy wprowadzać sam numer.
     
  • IMIĘ –  imię widnieje na dokumencie w pkt 4 karty EKUZ, czy Certyfikatu. Druk S2 pozycja 1.3. W przypadku, gdy na dokumencie występują dwa lub więcej imion oddzielone spacją bądź myślnikiem należy sprawozdawać pierwsze imię w pierwszej rubryce, pozostałe imiona w drugiej rubryce.W przypadku dokumentów wydanych przez holenderskie instytucje często zamiast pełnego imienia podana jest tylko jego pierwsza litera z kropką. Jeżeli pełne imię jest Państwu znane można je podać. W przeciwnym wypadku należy sprawozdać imię zgodnie z dokumentem (np. A.). Gdy na dokumencie widnieje np. Richard, czy Gorge nie należy zastępować danego imienia polskimi odpowiednikami, tj. Ryszard, czy Jerzy.
     
  • NAZWISKO –  nazwisko widnieje na dokumencie w pkt. 3 karty EKUZ, czy Certyfikatu. Druku S2 pozycja 1.2. - spisane bezpośrednio  z dokumentu uprawniającego. W przypadku, gdy nazwisko poprzedzone jest tytułem np. Ing., Dr., Dipl. należy wprowadzać tylko nazwisko. Gdy na dokumencie widnieje np. Nowitzki nie należy zastępować go polskim odpowiednikiem, tj. Nowicki.
     
  • DATA URODZENIA – zawsze widnieje na dokumencie. W przypadku karty EKUZ i Certyfikatu znajduje się w punkcie 5. Druk S2 pozycja 1.5.

Ponadto przypominamy, iż poprawa danych pacjenta, takich jak:

  • nazwisko,
  • imię,
  • data urodzenia,
  • nr ewidencyjny uprawnionego,

jest możliwa przez edycję danych oraz podniesienie wersji świadczenia.

Dane dotyczące dokumentu, takie jak:

  • typ dokumentu,
  • kraj,
  • numer dokumentu,
  • okres ważności,
  • data wystawienia,

wymagają korekty raportu statystycznego i dokumentacji finansowej. Dopiero ponowne wystawienie faktury z prawidłowo wprowadzonymi danymi w systemie informatycznym umożliwia rozliczenie świadczeń.

  1. Do najczęstszych błędów podczas wprowadzania danych z dokumentów uprawniających do świadczeń należą:
  • Zamiana nr ewidencyjnego z nr karty bądź nr instytucji.
    Przypominamy, iż w przypadku karty EKUZ i Certyfikatu nr ewidencyjny znajduje się w pozycji 6, a w przypadku druku S2 w pozycji 1.1.
     
  • Błędnie wybrany rodzaj dokumentu (EKUZ, ECER, EPOS, EDRE)

EKUZ – Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego,
ECER – Certyfikat Tymczasowo Zastępujący EKUZ,
EPOS – Poświadczenie, wydane przez OW NFZ w ślad za formularzem S1,
EDRE – Dokument S2, DA1 bądź formularze E 112, E 123.

  • Błędnie wprowadzana data wystawienia dokumentu.
    Przypominamy, iż data na Certyfikacie znajduje się w pozycji c) dokumentu, natomiast na druku S2 jest to pozycja 3.10.
     
  • Błędnie wprowadzany numer dokumentu w przypadku Certyfikatu zastępującego EKUZ.
    Certyfikat nie posiada numeru i nie jest wymagane jego wprowadzanie. Numer z pkt 8, jest to numer karty EKUZ.
     
  • Spolszczanie imion oraz nazwisk uprawnionych.
    Należy wprowadzać dane dokładnie takie, jakie widnieją na dokumencie, nie używać polskich odpowiedników, np. zamiast Hedwig nie wprowadzać Jadwiga, czy zamiast Sofia Kowalski nie wprowadzać Zofia Kowalska.
     
  • Zamiana pola nazwiska i imienia.
    Zdarza się, szczególnie w przypadku dokumentów wydanych przez brytyjską instytucję, że karta wydawana jest na nazwisko JAN oraz imię NOWAK mimo, że doszło do zmiany danych w tych polach to w sprawozdawczości informatycznej dane karty EKUZ muszą się bezwzględnie zgadzać z tymi, jakie widnieją na dokumencie – zatem w polu imię należy wprowadzić NOWAK, a w polu nazwisko JAN.
     
  • Dziecko do 3 m-ca życia nieposiadające własnego dokumentu uprawniającego.
    Dane dziecka, powinny zostać wpisane w rubrykę dziecko uprawnionego (imię i nazwisko oraz data ur. dziecka, reszta danych, jak nr ewidencyjny, nr karty EKUZ, daty ważności oraz kod instytucji z dokumentu opiekuna).

Zwracamy również uwagę na obowiązek dołączania skanów dokumentów uprawniających do świadczeń medycznych (karta EKUZ, Certyfikat zastępujący EKUZ, druk S2/E 112) do e-rachunków w przypadku gdy jest to wymagalne przez system.

Przypominamy również o konieczności bieżącego przekazywania skanów dokumentów uprawniających, niezbędnych do poprawnej weryfikacji uprawnienia do świadczeń medycznych, zgodnie z listą udostępnioną na Portalu Świadczeniodawcy w ramach rozliczeń unijnych PSZ (ryczałt sieciowy).

W razie wątpliwości dotyczących poprawnego wprowadzania danych prosimy o kontakt:

Wydział Współpracy Międzynarodowej
Dział Rozliczeń Międzynarodowych
tel. 58 751 27 42, 751 27 45, 321 86 57, 751 27 40
e-mail: wwm-r@nfz-gdansk.pl

data publikacji: 9 kwietnia 2018 r.; aktualizacja: 23 lutego 2021 r.